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合同一般规定变更令应当签名并应当是书面的。但实际签署的变更令可能并不完全符合要求。最常见的一个情况就是变更令是以口头形式发出的。口头变更令会导致很多争议,尤其在工程完成很长一段时间以后，当事人很难证实有口头变更令的存在。这对承包商可能更加不利。再一种情况是变更令并没有以“变更令”的标题发出，而是出现在其它文件中，例如在书信、工作记录、传真通知、修正的图纸与技术说明、安装图的说明、现场记录、每日报告、额外工程指令记录、备忘录和其它文件中。这些文件可能符合合同条款的要求。但严格地说，有了这些文件也不足以符合变更条款的要求，而且这些文件可能并不在承包商手中，一旦发生争议诉诸法院，这些文件的取得就很成问题。
如果实际发出的变更令不满足变更令的形式要求，这就要求有关的当事人发出确认函。确认函应说明收到变更令以及发出的时间；说明自己按照变更令的要求行事；说明该工程超出基本合同要求，自己理解从事该工程将取得适当的补偿。确认函应当用挂号寄出并要求给予回执。该确认函要求回复，并注明沉默即表明收信人同意。有关合同条款通常都有类似要求。FIDIC合同条件2.5款规定，承包商可以用书面形式对工程师的口头指示进行确认，如果承包商在7天内以书面形式向工程是确认了工程师的任何口头指示，而工程师在7天内未以书面形式加以否认，则此项指示应视为是工程师的指示。我国GF-1999-0201合同条件也有类似规定，但时间相应缩短为48小时。
虽然没有任何东西的效力可以完全等同于一个署名的、书面的变更令，但承包商为保护自己发出的每一个文件和承包商采取的每一个步骤都有助于避免诉讼，而获得相应的付款。
有些合同规定如果书面的变更令没有签发，将按照特别程序办理。这时当事人应当认真领会并遵守这些程序以避免失去要求额外费用补偿的机会。例如在一个案例中，承包商没有取得书面变更令。法院判决变更太小，不需要一个书面变更令。但合同规定：如果授权或变更令没有签发，而承包商需要该变更令，则在施工当天或以前应提供一项声明，以说明工程的类型。另外，在开始施工的第二天以前，承包商必须提供有关工程细节和费用的项目决算。如果承包商没有按上述程序做，他将失去额外补偿的索赔机会。
法院指出，承包商承认是在工程竣工以后提出的索赔要求。这样，由于没有及时提供工程性质、工程细节以及有关费用的说明，承包商失去了索赔额外费用的权利。
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