1、为什么建筑合同的当事人必须作详细的运营记录?

建筑合同的当事人，尤其承包商，更具体地说施工单位，应当注意做好详细的合同履行记录，或工程的施工记录。建筑行业的当事人必须认识到，有关责任和损失的确定最终要依赖他们自己的书面文件。虽然证言也很重要，但即使是证言往往也要建立在，或应得到有关书面文件材料的支持。律师，尤其建筑行业的律师经常强调“书面记录下来”不是没有理由的。

做好履约记录的意义首先在于它可以有效地避免产生不必要的纠纷。对当事人来讲，形成对立关系或者将纠纷作为自己的目的，是没有什么好处的。如果当事人在整个设计和施工过程中都有适当的文件，那么就可能在很大程度上避免了诉讼或仲裁；通过协商解决它们之间的争议的可能性也就大大增加了。许多合同发生了争议，并不是因为当事人都是无赖之徒，想通过打官司获得好处，而仅仅是当事人没有适当的文件材料，使他们对事件的认识发生了分歧。建筑合同的履约时间通常长达一年甚至几年，在导致索赔的事件发生期间，工程已经完工了，等到诉讼到法院，几年可能已经过去了。现场监管人员和管理人员已经走了。没有履约记录，公司准备证明有关事实但却发现已经不可能了，因为知道事实的人员找不到了。领导知道的东西往往是传闻，这在法庭或仲裁庭上是没有用处的。

其次，做好书面记录也是合同当事人之间业务往来和处理索赔的要求。正规的建筑合同都要求当事人之间的指示或通知等应当是书面的。例如GF-1999-0201《建设工程施工合同》第6．2款规定：“工程师的指令、通知由其本人签字后，以书面形式交给项目经理，项目经理在回执上签署姓名和收到时间后生效。确有必要时，工程师可发出口头指令，并在48小时内给予书面确认，承包人对工程师的指令应予执行。工程师不能及时给予书面确认的，承包人应于工程师发出口头指令后7天内提出书面确认要求。工程师在承包人提出确认要求后48小时内不予答复的，视为口头指令已被确认。”FIDIC合同条件2.5款也有类似规定。该条件还特别规定在要求索赔的时候要有同期记录支持，认为这对以后提出任何索赔时用以支持其索赔理由可能是相当必要的；同时承包商应允许工程师审查所有保存的记录，并在工程师发出指示时，向工程师提供记录的副本。”

实际上，经过工程师或业主审查过的履约记录在以后的索赔或诉讼中更容易被接受。承包商应尽可能让工程师或业主代表审查有关文件，并签署书面意见。这也是及时发现分歧并予以解决的重要手段。

在一个案例中，法院审查了承包商根据变化施工条件进行的索赔。法院在审查了合同后指出了承包商的基本义务：（1）保证索赔通知已经送达到了工程师或他的委托人；（2）保存了精确和详细的费用记录，包括详细的劳务费用记录；（3）给予工程师或委托人对这个通知进行监督和审查的机会。必须在施工进程中给予业主监督和审查这些记录的机会，以避免索赔费用计算不准确。

在本案中，法院发现承包商给予了适当的通知，也保存了详细的记录，如果被告愿意，他也有充足的机会去审查这些记录。这样，法院认定承包商的履约记录可以作为证据采用。

最后，如果说保持履约记录和有关书面文件对于当事人之间进行磋商解决纠纷以及处理索赔非常重要的话；对于诉讼就更重要了。在当事人磋商和处理索赔时，以往的口头允诺、指令或其他非正式的材料还有可能被接受；而一旦进入诉讼，当事人的关系完全是对立的，所有这些以往的口头允诺、指令或其他非正式的材料都很难被对方和法院接受。法院审判要根据证据规则，当事人没有相应的证据，尤其是书面证据的支持，其诉讼请求就很难实现。

这里所说的文件不是事件发生后根据个人观点进行的总结或评论，而是有关人为商业运营目的而制作的各种信件，协议，报告，和记录。事件发生时的文件记录，对方当事人会给予重视，能够提高公正磋商解决纠纷的可能；如果进入两造相对的程序，这些材料也被认为是真实可信、可以依赖的有价值的材料，其作用非常重大，关系到成败。应注意：如果在准备这些文件的时候是为了在法庭上使用而不是为商业运营目的，这些记录可能就不能作为证据接受。除了上面提到的记录以外，书面投标书，确认书，标价确认，全部合同文件的记录，标价计算稿纸，标书不当和标书授予的通知，文件译本的确认函，异议书，希望对额外工程付款的通知，请求仲裁的书面申请，等等。所有这些材料都关系到索赔的成败。当事人应当注意：制作这些文件不能有恶毒的或感情用事的语言，而应当采用专业的方式反应建筑施工的进程。